Privacy Statement
Family Matters is een advocatenkantoor en is als zodanig verantwoordelijk voor de verwerking van verschillende persoonsgegevens. In het onderstaande wordt beschreven welke persoonsgegevens Family Matters verwerkt en hoe daarmee wordt omgegaan.
Family Matters respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Family Matters verwerkt.
Verwerkingsverantwoordelijke en communicatie
Family Matters verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren. Family Matters verwerkt persoonsgegevens die door u als (potentiële) cliënt, relatie, leverancier, wederpartij of als sollicitant aan Family Matters zijn verstrekt. Daarnaast verwerkt Family Matters mogelijk persoonsgegevens die u niet zelf hebt verstrekt maar die noodzakelijk zijn voor de instelling of onderbouwing van een rechtsvordering. Daarbij verwerkt Family Matters ook persoonsgegevens van minderjarige kinderen ten behoeve van een familierechtelijke procedure. Er worden alleen persoonsgegevens verwerkt die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is om de gestelde doeleinden te bereiken. Family Matters gebruikt de ontvangen persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verkregen.
Doel verwerking persoonsgegevens
Family Matters verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:
- het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst
en het voeren van (gerechtelijke) procedures - innen van declaraties
- advisering, bemiddeling en verwijzing
- voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen
- (in beperkte mate) marketing- en communicatie activiteiten
- werving en selectie (sollicitatie)
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Family Matters verwerkt de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening of die door betrokkene vanuit eigen initiatief zijn verstrekt:
- Contactgegevens en andere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van uw zaak
- Contactgegevens verstrekt tijdens acquisitiegesprekken, kennismakingen, seminars en andere evenementen
- Persoonsgegevens die beschikbaar zijn gesteld via openbare bronnen of zijn verkregen uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
- Persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie, zoals uw contactgegevens, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en overige in of bij uw sollicitatie vermelde contactgegevens.
Onder contactgegevens wordt voor zover van toepassing verstaan:
- Voornamen en achternaam
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Telefoonnummer
- Adresgegevens
- Emailadres
- Burger service nummer
- Geslacht
- Nationaliteit
- Bankrekeningnummer (indien verstrekt voor verwerking van betalingen)
- Informatie overgenomen van uw identiteitsbewijs, of indien u zelf een kopie van het identiteitsbewijs hebt verstrekt, de betreffende kopie
- IP-adressen
Voornoemde persoonsgegevens verwerkt Family Matters omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.
Grondslag verwerking persoonsgegevens
Family Matters verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:
- wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust
- uitvoering van een overeenkomst en/of opdracht
- verkregen toestemming van betrokkene(n)
- gerechtvaardigd belang
Family Matters verwerkt de gegevens ter uitvoering van een opdracht die u hebt gegeven tot het leveren van onze juridische diensten, danwel in het kader van het oriënteren of u een dergelijke opdracht wilt verstrekken. Afhankelijk van de inhoud van de opdracht/zaak worden persoonsgegevens verwerkt en mogelijk de persoonsgegevens van anderen, dit ter behandeling van uw zaak/opdracht. Daarnaast worden uw gegevens gebruikt om u van gevraagde informatie te voorzien, contacten te onderhouden, in het kader van facturatie en in het kader van wettelijke verplichtingen.
Op het moment dat een persoonsgegeven wordt gebruikt voor een ander doeleinde dan waarvoor deze is verkregen wordt opnieuw bekeken of een rechtsgrond voor de betreffende verwerking bestaat. Is dat niet het geval dan zal opnieuw toestemming worden gevraagd.
Delen van persoonsgegevens met derden
In bepaalde situaties kan het voorkomen dat Family Matters uw persoonsgegevens met derden deelt, bijvoorbeeld omdat dit noodzakelijk is bij de behandeling van uw dossier (bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke procedure). Er worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.
Family Matters deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Family Matters, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.
Daarnaast kan Family Matters persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Family Matters uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Family Matters ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.
Beveiliging persoonsgegevens
Family Matters hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en neemt passende maatregelen om, rekening houdend met de stand van de techniek, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. In het geval Family Matters gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Family Matters in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.
In het kader van onze dienstverlening kan Family Matters gebruik maken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die voor onze dienstverlening van belang zijn. Dit kunnen verwerkers of subverwerkers zijn, die persoonsgegevens verwerken. Andere derden die strikt genomen geen verwerker zijn van persoonsgegevens maar daar wel inzage in kunnen hebben zijn bijvoorbeeld de systeembeheerder of hostingpartijen van online software of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Family Matters heeft met die derden overeenkomsten gesloten dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Een verwerker in de zin van de AVG handelt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens, zonder onder diens rechtstreeks gezag te staan.
De groep van personen die toegang heeft tot gegevens wordt zo beperkt mogelijk gehouden. Family Matters onderwerpt al haar medewerkers aan een verplichting tot geheimhouding.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Family Matters bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist. Wanneer de geldende bewaartermijn is verstreken zullen de betreffende gegevens worden vernietigd.
Privacy rechten van betrokkenen
Eenieder heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heeft men het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking door Family Matters. Ook heeft eenieder recht op overdraagbaarheid van gegevens. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u verwerken naar u door te sturen. Wel moet Family Matters zich er in dat geval van vergewissen dat dit verzoek daadwerkelijk van u afkomstig is. Wij vragen u daarom bij uw verzoek een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen, waarop u uw foto, de machine readable zone (de strook met nummers onderaan het paspoort), het paspoortnummer en burgerservicenummer zwart te maken en de kopie te voorzien van de datum en de reden van toezending. Family Matters neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.
Family Matters dient de rechten en verplichtingen op grond van de Advocatenwet in acht te nemen. Hierdoor kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Family Matters aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht en het geheimhoudingsrecht die een advocaat als geheimhouder toekomt. Ook dienen wij ons te houden aan wettelijke bewaartermijnen. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen niet geldt indien de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.
Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u richten aan:
Family Matters
office@family-matters.nl
Als u vindt dat Family Matters niet op correcte wijze met uw persoonsgegevens omgaat verzoeken wij u om hierover contact met ons op te nemen. Family Matters wil u erop wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gebruik social media
Op de website van Family Matters zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Family Matters houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.
Statistieken en cookies
Family Matters houdt gebruiksgegevens bij van de website voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn geanonimiseerd en worden niet door Family Matters verkocht aan derden.
Teneinde het gebruiksgemak van de website van Family Matters te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de website van Family Matters op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken.
De website van Family Matters maakt gebruik van noodzakelijke cookies. Een noodzakelijke cookie heeft een puur technische functionaliteit waardoor de website naar behoren werkt. Daarnaast maakt Family Matters gebruik van Google Analytics cookies om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Family Matters heeft hiervoor een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Family Matters deelt geen gegevens met Google voor advertentiedoeleinden en heeft Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten in combinatie met Google Analytics cookies.
De informatie die Google verzamelt wordt zoveel mogelijk geanonimiseerd. Uw volledige IP-adres kan niet door Google worden verwerkt doordat het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd.
Door gebruik te maken van de website van Family Matters geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Family Matters heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.
Formulieren op onze site
Family Matters vraagt naar NAW-gegevens voor het invullen van het contactformulier op onze website. Deze gegevens worden versleuteld verstuurd via HTTPS/TLS in het kader van privacy by design/default. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het doel van de gegevensverwerking.
Op de website van de Autoriteit Consument en Markt leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.
Gebruik van een blog
Op de website biedt Family Matters een blog aan dat vrij toegankelijk is. Alle informatie die hierop wordt geplaatst, kan door eenieder, dus willekeurige derde partij, worden gelezen, verzameld en gebruikt. Een verzoek om persoonsgegevens te verwijderen uit een blog of forum kan worden ingediend via de contactgegevens onder ‘Privacy rechten van betrokkenen’. Family Matters is in sommige gevallen niet in staat om persoonsgegevens uit een blog of forum te verwijderen. In een reactie op uw voornoemde verzoek geeft Family Matters dan aan dat het niet gelukt is en ook om welke reden. In het geval u als betrokkene persoonsgegevens post via een applicatie van een derde partij (via social media), dan is die derde partij of de beheerder van de applicatie het aanspreekpunt bij dergelijke verzoeken om verwijdering of andersoortige privacy vragen.
Aanpassing Privacy Statement
Dit privacy statement is op 24 mei 2018 vastgesteld, laatste aanpassing op 13 juni 2018.
Family Matters heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van het advocatenkantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website (www.family-matters.nl).
Vragen en contact
Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement kunt u contact opnemen met Family Matters, via telefoonnummer 088-6161100 of office@family-matters.nl
